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安否確認に特化したシステムは導入しておりませんでした。
LINE WORKS導入以前は個人間でのLINEなどで安否確認を取ることもありました。
マザーズ上場を前に、セキュリティ面やプライバシーの観点から社内コミュニケーションツールとして、LINE WORKSを導入しました。
LINE WORKS導入後の安否確認については、LINE WORKS上に部署ごとに連絡網を作り、各部長が手動で安否確認を行うという運用をしておりました。
災害の際は各部署の部長がメンバーの安否確認を取りまとめて、管理部の部長に報告するという運用を行っておりました。
導入前に抱えていた課題や、既存の安否確認システム導入時の課題や不満はどんなところでしたか？
前述の通り、安否確認については各部署の部長が部署ごとにLINE WORKSの連絡網を使って手動で行っておりました。そのため、夜中などに地震等の災害が起きた際に、迅速に安否確認が取れない可能性がありました。
また、部署ごとに各部長が安否確認を行った後に、管理部長に報告する運用だったため、事業が拡大する中で拠点や組織も増え、集計業務及び報告業務にも負担がかかるようになっておりました。
LINE WORKSを社内コミュニケーションツールとして一本化していきたいという声もあり、安否確認Bot For LINE WORKSを検討するきっかけとなりました。
安否確認bot for LINE WORKSの導入決定のポイントは？
システム導入にあたっては、業務が煩雑にならないということに大きなウェイトを置いておりました。例えば、社内のコミュニケーションはLINE WORKSを利用し、勤怠は別のシステム、給与も別のシステム、安否確認も別のシステムなどと複数のシステムが乱立してしまうと、業務や管理が煩雑化してしまうため、社内コミュニケーションはLINE WORKSに一本化したいと考えておりました。
そこで、何社か比較検討をする中で、普段の業務でLINE WORKSを使っている弊社として、LINE WORKSと連携できるという部分が導入を決めた大きなポイントとなりました。また、LINE WORKSと同じＵＩで利用できるため、従業員にほとんど説明をすることなく導入できることも大きなポイントとなりました。
また、事業が拡大し元々東京だけの拠点が現在7拠点にまで拠点が増え、安否確認の集計管理なども工数がかかっていましたが、拠点ごとに集計が自動で取得出来ることもポイントとなりました。
導入後はいかがでしょうか？
安否確認Bot for LINE WORKSを導入し、従業員の災害時の安否確認リテラシーが高まったと考えております。その実現に大切なことは、従業員に対して、なぜこのシステムを導入し、なぜ安否確認が大事なのかということを日々啓蒙することだと思います。
今回、安否確認Bot for LINE WORKSを導入したことで、そのような啓蒙活動を通して、安心して働ける会社になっていけるきっかけになったと思います。
今後は回答率を更に高めるために、安否確認の訓練も計画的に行っていきたいと考えております。
