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某大手警備会社の安否確認システムを利用しており、メールで自動配信による安否確認を行っておりました。回答者はメールから専用ページにアクセスし、回答する形式でした。集計の確認はPCで行う必要がありました。
当時は、社用携帯を従業員に持たせていなかったため、個人携帯の場合プライベートのメールアドレスに届くこともあり、運用が統一されておりませんでした。そこで、スマートフォンを従業員全員に配布する検討を進め、安否確認の手段・方法についても見直しを開始することになりました。
導入前に抱えていた課題や、既存の安否確認システム導入時の課題や不満はどんなところでしたか？
建設業の特性上、出先が多く同じ社屋におらず誰がどこにいるか分からないため、会社として安否確認はとても重要なものと位置付けておりました。
集計の確認はPCで行っておりましたが、回答者がメールアドレスで表示されるため、回答者とメールアドレスを紐づけにかなりの時間を要しておりました。また、入社・退職・個人のメールアドレスが変わる毎に都度担当者がシステムへの登録をする必要があり、管理も煩雑でした。
初期設定では、従業員が位置情報を登録する必要がありましたが、当時はガラケーだったため、PCからしか設定できませんでした。
従業員の回答率は５０％程度で推移しており、全従業員が使いこなせているとは言えない状況でした。
安否確認bot for LINE WORKSの導入決定のポイントは？
まず、全社にスマートフォンを配布して、コミュニケーションツールとしてみんなが使いやすいLINE WORKS導入を決定しました。重要視していた安否確認システムの選定については、LINE WORKSで配信できる安否確認Bot for LINE WORKSを選定しました。メールで自分から確認しにいくのではなく、LINE WORKS上でプッシュ通知してくれる安否確認Botがとても魅力的に感じました。また、導入時及び導入後の運用や管理面においても、とても工数が削減できることも決め手となりました。大手の安否確認とも比較しましたが、コストパフォーマンスも良く、小回りもきくと感じました。
導入後はいかがでしょうか？
非常にシンプルに運用できるようになりました。
導入の際は、 LINE WORKS情報が完全に同期でき、従業員情報の登録作業が不要のため、非常にスムーズに導入が進みました。また、従業員側での追加アプリのインストールや各端末ごとの設定もなく、とてもカンタンに全社展開することができました。
実用面においても、LINE WORKS上でログイン不要で回答できるため、安否確認システムの使い方を教えなくても直観的に利用できるようになりました。定期的に実施している安否確認訓練では、導入当初から期日までに回答率は8割以上の回答を得られるようになりました。
管理面においても、自動で安否状況が集計されリアルタイムでスマホのLINE WORKS上で確認が可能となり、迅速に状況を把握することができるようになりました。また、前のシステムでは集計結果は管理者しか確認出来ませんでしたが、管理権限設定で「組織長」を設定することで部下の安否状況も瞬時に把握できるようになりました。このように瞬時に安否確認結果を把握することで、災害時、復旧を目指すために迅速な指示が出せるようになりました。
また、従業員の入退職の際もLINE WORKS情報と同期されているため、従業員情報のメンテナンス工数も劇的に軽減されました。
LINE WORKS＋安否確認Botを導入したことで、とても相乗効果があったと実感しております。
